Retour d’expérience : Mise en place de HAL à l’IRMA (Strasbourg)

Le contexte :

Suivant les recommandations du CNRS, l’IRMA a choisi le serveur HAL pour gérer ses prépublications et pour préparer son rapport d’activités (2003-2007).

Deux personnes ont travaillé sur la récupération des données, principalement de trois sources :

  • PubliCNRS
  • ArXiv
  • la base institutionnelle contenant du texte intégral

La mise en place a suivi le calendrier suivant :

2006

– juin-sept. : réintégration manuelle des notices PubliCNRS vers HAL
– sept-oct. : récupération des données d’ ArXiv (hors rétroconversion CCSD)
– oct. : mise en place du portail institutionnel HAL-IRMA
– nov. : présentation de HAL et HAL-IRMA en Conseil Scientifique
– dec. : démonstrations et aide aux dépôts d’articles

2007

– jan/fev : rétroconversion de la base institutionnelle

Un peu de technique :

Les points suivants permettront à ceux qui souhaitent le mettre en place de profiter de notre expérience :

Lors de la réintégration des notices PubliCNRS, une liste de règles a été adoptée en interne pour homogénéiser les champs principaux : cf. fichier joint

Pour les dépôts quotidiens, les vérifications portent surtout sur les champs suivants :

– Domaines HAL et Classification MSC : cf. fichier V. Bertrand 2006
– DOI : Jusqu’à maintenant les éditeurs en mathématiques proposent deux types d’adresses permanentes : DOI et PII (surtout pour l’AMS). Une adresse PII (Publisher Item Identifier) peut figurer dans le champs DOI à condition d’y ajouter le code éditeur « XX.XXX » (ex. 10.1090 pour l’AMS).
– Auteurs et Affiliations : Le référencement des auteurs est particulièrement important si l’on veut éviter les doublons.

Voici quelques recommandations :

  1. Connaître le nom sous lequel l’auteur publie (surtout pour les auteurs étrangers)
  2. Saisir si possible le prénom en entier
  3. Indiquer systématiquement une affiliation pour les auteurs français : remplir ce champs est indispensable pour les portails institutionnels utilisant un tampon.

Rôle des documentalistes :

A ce jour nous sommes deux contributeurs  » référents  » pour l’IRMA (cf. statuts p.12 du Guide HAL). L’IRMA disposant d’un tampon, l’une des personnes dispose également de droits permettant d’intégrer ou retirer les publications du tampon.
Nous intervenons au besoin sur chaque nouveau dépôt pour harmoniser certains champs, tels « Équipes de recherche », « Journal », « DOI », « Auteurs » ou « Affiliations ».
Nous assurons un rôle de formation auprès des utilisateurs qui souhaitent être guidés dans le dépôt de leurs prépublications et articles.

Bilan

Actuellement la base HAL-IRMA fournit :
– 60 % de références avec texte intégral
– 40 % de références bibliographiques

Le classement par type de document donne les résultats suivants :

Articles dans des revues avec comité de lecture (163)
Conférences invitées (3)
Communications avec actes (2)
Communications sans actes (6)
Ouvrages scientifiques (10)
Chapitres d’ouvrages scientifiques (2)
Thèses, mémoires, HDR (4)
Cours (1)
Autres publications (1)
Document non publié (42)

Ces résultats montrent que les prépublications y sont encore minoritaires, mais la différence entre pré et post-publications diminue peu à peu.
Une autre analyse montre que sur les 90 membres permanents, seuls 20% ont créé un compte HAL pour déposer eux-même leurs références. Il reste donc encore beaucoup de chemin à faire, pour que les chercheurs s’approprient cet outil. A noter que ces chiffres devraient évoluer avec la mise en place des plate-formes des universités (cf. projet ENT/GRAAL)

Liens utiles :

–  Guide HAL utilisateur
– Liste de diffusion halinfo
– Equipe du support technique HAL ()
– un fil RSS très intéressant pour suivre les nouveaux dépôts du portail HAL-IRMA : « http://hal.archives-ouvertes.fr/rss…« 

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